tiistai 18. joulukuuta 2012

Laskentatoimen tietojärjestelmät

Tässä lyhyt katsanto kurssin "Accounting Information Systems" antiin. Kurssilla parasta oli päästä opettelemaan SAP:n käyttöä, mikä merkitsi paluuta TAMKin penkille, sillä SAP-harjoitukset järjestettiin TAMKilla. Yliopistolla ei ole mahdollista päästä kyseistä ohjelmaa opettelemaan, joten yhteistyö oppilaitosten välillä on todella hieno asia. 

SAP AG (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung Aktiengesellschaft, englanniksi Systems, Applications and Products in Data Processing) on siis saksalainen ohjelmistoyhtiö ja toiminnanohjausjärjestelmissä (ERP, Enterprise Resource Planning) markkinajohtaja maailmassa. 

SAP-ohjelmiston käyttöä opettelimme kuudella kerralla, jonka lisäksi teimme harjoitustyön oppimistamme asioista. Kurssi siis tarjosi pintaraapaisun SAP:n monipuoliseen maailmaan. Kävimme läpi mm. tuotetietojen, toimittajan ja asiakkaat perustamisen, osto- ja myyntiprosessit, osto- ja myyntireskontran sekä joidenkin raporttien tuottamista ja tietojen hakemisen järjestelmästä. Monimutkainenhan tuo SAP on, sillä sieltä löytyy niin monta erilaista moduulia. Tosin tavallisesti käyttäjät keskittyvät vain johonkin hieman kapeampaan osa-alueeseen, eikä heillä ole käyttöoikeuksia kaikkeen SAP:n sisältöön.

Laskentatoimen informaatiojärjestelmät

Laskentatoimen informaatiojärjestelmät (Accounting Information Systems, AIS) tarkoittaa yleisellä tasolla järjestelmää, joka kokoaa dataa, varastoi sitä ja yhdistelee sitä muiden ulkoisten ja sisäisten informaationlähteiden kanssa, ja näin tuottaa raportteja johdon päätöksenteon tueksi. Eri sidosryhmien tarpeet vaikuttavat datan ja informaation laatuvaatimuksiin. (Neely&Cook 2011.)

Gelinas et al (2005) suosittelivat määritelmäksi, että AIS on johdon informaatiojärjestelmien alajärjestelmä, jonka tarkoitus on kerätä, prosessoida ja raportoida informaatiota taloudelliseen tapahtumiin liittyen. Boczko (2007, s. 13) summaa laskentatoimen informaatiojärjestelmien tärkeimmäksi ominaisuudeksi sen, että ne tuottavat hyödyllistä informaation päätöksentekijöille (esim. yrityksen johto, sijoittajat, tilintarkastajat ja ulkopuoliset hallintoelimet, kuten verohallinto).

ERP

ERP-järjestelmät ovat ohjelmistoja, joiden tarkoitus on automatisoida monia perusprosesseja, yhdistellä informaatiota organisaation sisällä ja poistaa kalliita linkkejä tietokonejärjestelmien väliltä, joiden ei ollut koskaan tarkoitus kommunikoida keskenään (Hirt&Swanson 1999).

Tieteellisen tutkimuksen näkökulmasta ERP-järjestelmät ovat edelleen nuoria. Niiden tutkiminen on haastavaa niiden monimutkaisuuden vuoksi. Tulevaisuuden fokuksena on tutkia, miten ja miksi tällaiset järjestelmät tuovat lisäarvoa yrityksille ja taloudelle. 

Grabski et al (2009) ovat tutkineet ERP-järjestelmiä erityisesti johdon laskentatoimen kannalta. Heidän mukaansa menestystekijöitä ERP-järjestelmän implementoinnissa ovat projektinhallinta, muutoksen johtaminen, liiketoiminnan ja ERP:n välinen toimiva yhteys, sisäinen valvonta, konsultointi ja suunnittelu. Syitä implementoinnin epäonnistumiseen taas olivat prosessin epäonnistuminen (aika- ja budjettiongelmat), informaatiojärjestelmän vastaamattomuus käyttäjien odotuksiin sekä vuorovaikutusongelmat (käyttäjien suhtautuminen on negatiivista). 

ERP:n implementoinnilla ei nähty olevan paljoa vaikutusta johdon laskentatoimeen ja kontrollointiin, mutta työntekijöiden toimenkuva kehittyy enemmän konsultoinnin suuntaan. ERP-järjestelmiltä odotetaan mm. kustannussäästöjä, mutta jos järjestelmä yritetään sovittaa olemassa olevien liiketoimintaprosessien päälle, saattaa seurata epäonnistuminen.

ERP-järjestelmän implementoinnissa on tärkeää ottaa johdon laskentatoimen raportteja tuottavat työntekijät mukaan projektiin. Myös koulutus ja jälkitarkkailu nähtiin tärkeinä osina onnistunutta projektia. Selkeiden tavoitteiden asettaminen oli iso osa onnistumista, samoin osaavien ulkoisten konsulttin käyttäminen sopivassa suhteessa. 

ERP:n implementoinnilla oli suuri vaikutus siihen, miten taloushallinnon raportteja tuottavien työtehtävät muuttuivat. Aikaisemmin aika kului suurelta osin datan keräämiseen, kun implementoinnin jälkeen siihen mennyt aika väheni dramaattisesti ja työ muuttui enemmän datan analysoinniksi ja proaktiiviseksi päätöksenteoksi. Myös näiltä työntekijöiltä vaaditut taidot muuttuivat hieman. Esimerkiksi hyvät kommunikaatiotaidot (esim. esittämistaidot, vuorovaikutustaidot ja myyntitaito) korostuivat. Lisäksi vaadittiin enemmän johtamisosaamista sekä päätöksentekoon, analysointiin ja suunnitteluun liittyvää osaamista. Toki myös tekninen osaaminen on edelleen tärkeää, mutta liiketoiminnan ja sen prosessien ymmärtäminen on entistä merkittävämpää. 

Toiminnanohjausjärjestelmiä implementoidessa on siis muistettava, että vaikka niistä voidaan saada hyötyjä, ei uudelta järjestelmältä kannata odottaa liikaa. Implementointi vie aikaa ja on myös kallista. Toisaalta voidaan saada kustannussäästöjä tehokkuuden parantuessa tai raportoinnin laadun ja nopeuden parantuessa. 

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti