keskiviikko 19. joulukuuta 2012

Vaaralliset työyhdistelmät

Vaarallinen työyhdistelmä on esimerkiksi tilintarkastus-maailmasta tuttu termi. Vaarallinen työyhdistelmä on esimerkiksi sellainen, jossa työntekijä saa itse suorittaa tehtävän ja sen jälkeen hyväksyä sen. Kyseessä ovat siis sellaiset peräkkäiset työvaiheet, joissa on väärinkäytöksen riski. Tällaiset riskit pitäisi pyrkiä havaitsemaan ennalta ja näin ehkäisemään niitä. Sisäisellä valvonnalla on tässä suuri rooli, mutta myös tilintarkastajilla. 

Väärinkäytöksen riskejä sisältyy esimerkiksi käteisen rahan käsittelyyn liittyviin prosesseihin ja laskujen hyväksymiseen ja maksamiseen. Kavallusrikokset tulevat usein esiin, kun epäselvän tapahtuman takia käynnistetään tarkempi tilintarkastus. 

Työntekijöiden tekemät kavallukset

Kavallukset tekee usein luottohenkilö, jolla on paljon vastuuta. Kavallusten kierre saattaa alkaa pienestä, mutta paisua suureksi vyyhdiksi, kuten on käynyt esimerkiksi tässä tapauksessa, jossa työntekijä on saattanut viedä 2000-luvun aikana yritykseltä jopa miljoona euroa. Mielenkiintoista onkin, miten tilanne on voinut jatkua kauan ja jäädä silti huomiotta? 

Toinen esimerkki pitkään jatkuneista väärinkäytöksistä on tämä, jossa talouspäällikkö siirsi tileilleen yli puoli miljoonaa euroa usean vuoden aikana. Talouspäällikkö oli päässyt itsenäisesti hoitamaan kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja laskujen maksua, jonka lisäksi hänellä oli pankkitilien käyttöoikeudet. Tekijä oli onnistunut piilottamaan asiattomat maksut yrityksen kuluiksi. 

Väärinkäytöksen riski kasvaa, kun kyseessä on pieni yritys, jossa yhdelle ihmiselle annetaan paljon valtaa ja vastuuta asioiden hoitamisessa, kontrolleja ei ole, eikä kukaan valvo tekemistä.

Tässä kolmannessa viimeaikaisessa tapauksessa työntekijä oli tehnyt jopa yli 10.000 euron kertasiirtoja itselleen useaan otteeseen saaden hyödyksi lähes puoli miljoonaa euroa. Näin suuria summia ei kuitenkaan oltu heti huomattu päivittäisten satojen maksusuoritusten joukosta.

Tilintarkastajan vastuu

Vastuu toiminnan sisäisen tarkastuksen organisoinnista on yrityksen johdolla. Siitä huolimatta myös tilintarkastajilla on vastuu väärinkäytösten mahdollisuuksien ja vaarallisten työyhdistelmien havaitsemisessa. Tilintarkastajia on jopa tuomittu maksamaan korvauksia yrityksille tapahtuneiden kavallusten johdosta. Korvausvelvollisuus voi syntyä, vaikka hyvää tilintarkastustapaa olisi noudatettu, ja vaikka johto olisi laiminlyönyt omat sisäiset kontrollinsa.  

Esimerkiksi vuonna 2008 Itä-Suomen Hovioikeus määräsi tilintarkastajat korvaamaan 6.000 euroa yritykselle, koska yrityksen reskontranhoitaja oli kavaltanut rahaa tekaistuilla laskuilla tai kokonaan ilman tositteita. Yhtiö vaati tilintarkastajia korvaamaan koko kavalletun summan, yli 111.000 euroa. Hovioikeuden mukaan hyvää tilintarkastustapaa ei oltu täysin noudatettu. Tilintarkastajat olivat menetelleet huolimattomasti, koska eivät olleet raportoineet riittävän tehokkaasti havaitsemiaan puutteita yhtiön johdolle.

Vaarallisten työyhdistelmien torjuminen

Yrityksen pitää siis järjestää sisäinen valvontansa niin, että vaaralliset työyhdistelmät havaitaan. Myös tilintarkastajien tavoitteena on havaita vaarallisia työyhdistelmiä ja niihin liittyviä väärinkäytöksiä. Tärkeää on esimerkiksi järjestää ostolaskutusprosessi siten, että sama henkilö ei voi hyväksyä laskua ja myös maksaa sitä. Ehkäiseviin kontrolleihin kuuluu myös mm. käyttöoikeuksien, käyttäjätunnusten ja salasanojen hallinnointi ja ostoprosessin kotrollointi (kenellä on oikeus tilata, mitä on oikeus tilata, kuinka suurella summalla on oikeus tilata).

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti