sunnuntai 13. tammikuuta 2013

Taloushallinnon organisointi, case UPM

6.2.2013 Yrityspäivien karavaani saapuu jälleen Tampereen yliopistolle. Katselin tuossa osallistuvista yrityksistä mielenkiintoisimpia, joiden joukossa on tilintarkastuksen neljä suurta, Kesko, Nordea ja UPM. Myös ALSO Finland Oy:n tietoiskua olisi mielenkiintoinen mennä kuuntelemaan.

Keskosta ja UPM:stä tekee mielenkiintoisia työnantajia se, että molemmat ovat keskittäneet talouspalvelukeskuksensa Tampereelle aivan yliopiston kulmille. Tästä muistinkin, että kävin syksyllä 2009 vierailemassa UPM:n talouspalvelukeskuksessa opiskellessani amk:ssa. Tuolloin meidän piti kirjoitella oppimispäiväkirja UPM:llä saamastamme luennosta, joten ajattelin julkaista sen täällä hieman muokattuna.

UPM Oyj - The biofore company

UPM Oyj on metsäteollisuusyhtiö, joka yhdistää bio- ja metsäteollisuutta. Sen toimitusjohtaja on Jussi Pesonen. Yhtiön liiketoiminta jakaantuu kolmeen ryhmään: Energia ja sellu, Paperi sekä Tekniset materiaalit. Yhtiön liikevaihto vuonna 2012 oli yli 10 miljardia euroa ja palveluksessa on noin 22 000 henkilöä. Tuotantolaitoksia on 17 eri maassa. UPM:n osakkeet on listattu NASDAQ OMX Helsingin pörssissä.

UPM:n liiketoiminnan kulmakiviä ovat kuituun ja biomassaan pohjautuvat liiketoiminnot sekä uusiutuvat raaka-aineet ja tuotteet. Yhtiö koostuu kuudesta itsenäisestä liiketoiminta-alueesta: Energia, Sellu, Metsä ja sahat, Paperi, Tarrat sekä Vaneri. Liiketoimintoja yhdistää ajatus luoda lisäarvoa käyttämällä uusiutuvia ja kierrätettäviä raaka-aineita ja tuottaa niistä korkean jalostusasteen innovatiivisia tuotteita yhdistämällä UPM:n osaaminen ja teknologia. 

Vastuullisuus on keskeinen osa UPM:n toimintaa ja UPM huomioi myös visiossaan ja toiminta-ajatuksessaan kestävän kehityksen. Puu, joka on uusiutuva ja kierrätettävä luonnonvara, on UPM:n pääraaka-aine. UPM ostaa puuta sekä yksityisiltä metsänomistajilta että muilta yhteistyökumppaneilta. UPM ostaa kaikkia puutavaralajeja ja valmistaa mm. paperia, sellua, vaneria ja puutuotteita sekä tuottaa puusta energiaa.

UPM panostaa toiminnassaan innovatiivisuuteen. Biofore on UPM:n luoma käsite, jossa bio viittaa kestäviin ratkaisuihin ja ympäristösuorituskykyyn ja fore viittaa metsään (forest) ja edelläkävijyyteen (in the forefront).

Yritysvierailu: UPM Talouspalvelukeskus Tampere 28.10.2009

UPM:n talouspalvelukeskus sijaitsee Tulli Business Parkissa Tampereella. Luennon aiheena 28.10.2009 olivat taloushallinnon organisointivaihtoehdot. Luennolla pohdittiin UPM:n taloushallinnon keskittämisestä syntyneitä kokemuksia ja keskittämisen hyviä ja huonoja puolia sekä työntekijöiden näkökulmaa toiminnan keskittämiseen.

Taloushallinnon organisointivaihtoehdoista palvelukeskuksiin keskittäminen on nykypäivänä ollut trendi. Laskentaihmisten määrä liiketoimintayksiköissä siis vähenee. Pienille yrityksille helppo taloushallinnon organisointitapa on sen ulkoistaminen toiselle osapuolelle. Taloushallinnon organisointitavan valinta vaatii tarkkaa pohdintaa, sillä mahdollisuuksia on useita. Yhtä oikeaa ja parasta tapaa ei ole olemassa.

Taloushallinnon organisointitavan valintaan vaikuttavat luennon mukaan mm. yrityksen strategia, taloushallinnon tavoitteet ja yrityksen toimintaan liittyvät tekijät. Nykyään sähköisen taloushallinnon kehittyminen ja tietojärjestelmäratkaisut antavat uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Maailman globalisoitumisen ja tuotanto- ja toimintamallien kehittyminen pakottaa myös taloushallinnon kehittämiseen. Tärkeimmät syyt kehitysprojekteihin ovat kustannusten alentaminen, tehokkuuden parantaminen ja prosessien tehostaminen.

UPM:n taloushallinnon kehitys

UPM:n taloushallinto oli vuoteen 1999 asti hajautettua liiketoimintayksiköihin. Järjestelmät olivat sekavia ja prosessit vaihtelivat maiden ja yksiköiden väleillä. 2000-luvun alussa otettiin käyttöön SAP osassa yksiköitä ja prosesseja yhdenmukaistettiin.

Vuonna 2003 taloushallinnon keskittämistä testattiin virtuaalitiimeissä. Nykyinen muutos alkoi 2006, kun palvelukeskusmallia alettiin implementoida. Virtuaalitiimeistä siirryttiin silloin globaaleihin palvelukeskuksiin.

UPM ei halunnut ulkoistaa taloushallintoaan, koska palvelut toimittavalla firmalla ei olisi näkemystä yrityksen liiketoiminnasta. Tärkeää siis oli pitää langat omissa käsissä. Lisäksi UPM:llä haluttiin itse kehittää taloushallintoa. Projektinhallinnan näkökulmasta muutos palvelukeskusmalliin on ollut iso haaste.

Projektin onnistuminen perustui perusasioihin. Suunnittelu oli huolellista, sillä ilman suunnittelua ei mikään projekti voi onnistua kunnolla. Onnistumisen mittaamiseen oli luotu sopivia mittareita ja niitä valvottiin tarkasti.

Johtamisen näkökulmasta muutoksen tärkeyden painottaminen oli avainasemassa. Projektilla oli oppikirjamaisesti vahva johdon tuki ja ohjausryhmä. Projektin tavoitteita kuulutettiin yhdestä suusta. Suunnittelu, ihmiset ja kommunikaatio olivat luennon mukaan UPM:n projektin onnistumisen kulmakivet.

UPM:n kokemukset keskittämisestä

UPM:n projektin tavoitteena oli saada säästöjä ja parantaa tehokkuutta. Taloushallinnon prosessien laatua oli tarkoitus parantaa. Uuden mallin on tarkoitus tukea liiketoimintaa entistä paremmin. Tämä toteutunee johdon raportoinnin parantuessa. Hyvänä puolena UPM:llä nähdään, että taloushallinnon johtaminen selkeytyy, kun taloushallinnon ihmisillä on selkeästi vain yksi esimies.

Taloushallinnon palvelukeskusmallin toimimisen edellytyksenä UPM:llä pidettiin sitä, että vanhaa väkeä saatiin jatkamaan ja siirtymään uuteen keskukseen. Ilman heitä ei uusi järjestelmä toimisi. Uudet rekrytoinnit täytyi myös saada onnistumaan.

Haittana keskittämisessä työntekijän kannalta on se, että työtehtävät saattavat olla ajoittain puuduttavan rutiininomaisia. Tätä voidaan helpottaa työtehtävien kierrättämisellä, jota UPM:ssä on tehtykin.

Keskittämisessä hankalaa on ollut ison organisaation hallinta. Kun muutos on jatkuvasti päällä yrityksessä, työntekijöiltä vaaditaan paljon. Ongelmaksi voi myös koitua, että taloushallinto on kaukana yksiköistä, joten taloushallinnon ihmiset saattavat vieraantua liiketoiminnasta.

Yrityksessä jonkin aikaa palvellut työntekijä kertoi, että kielitaitoa ja kansainvälisyyttä vaaditaan UPM:llä. Työtehtävät voivat vaihtua kierrättämisen ansiosta ja kokemukset palvelukeskusmallista ovat olleet positiivisia.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti