sunnuntai 21. huhtikuuta 2013

Talousviestintä muutosjohtamisessa

Muutoksesta on tullut organisaatioissa pysyvä olotila. Muutokset etenevät usein aaltoliikkeen tavoin, kun menestyvät organisaatiot kehittävät uusia sovelluksia, joita monet muut matkivat perässä. Esimerkiksi silloin, kun jokin tietty konsulttien markkinoima uusi oppi saavuttaa suosiota, saattaa syntyä muoti-ilmiö.

Muutoksen toteuttajien tavoitteena on muodostaa innostava visio, jota kohti organisaatiota halutaan viedä. Mitä merkittävämpi muutos on strategisesti, sitä suurempi merkitys tulevaisuudenkuvan luomisella on. Päämäärän pitäisi olla selkeä ja innostava.

Muutoksen johtaminen vaatii luovuutta, omaperäisiä ideoita ja ajatuksia, visionäärisyyttä ja innovatiivisuutta. Muutoksen toteuttajilla on oltava tahto viedä muutosta eteenpäin. Strategian selkeys on tässä avainasemassa. Strategia pitäisi olla ilmaistu tiivistetysti, tarinamuodossa ja visuaalisesti selkeästi. Päämäärä ja suunta tulisi määritellä niin, että tiedetään myös, mitä ei tehdä.

On tavallista, että muutostilanteissa viestitään liian vähän. Vaikka projektiryhmä olisi pitänyt kuukausikaupalla palavereja, nämä keskustelut viestitään  muille vain tiedostilaisuuksissa, kirjallisin ohjein ja toteuttajia kouluttamalla. Esimiehet viestivät muutoksesta alaisilleen liian vähän ja liian myöhään, jolloin erilaiset huhut alkavat kiertää organisaatiossa.

Muutoksen yhteydessä pitäisi laatia viestintäsuunnitelma ja noudattaa sitä. Viestiä on varauduttava toistamaan tarpeeksi monta kertaa, jotta se menee varmasti perille.

Muutosviestinnässä kannattaa panostaa selkeään kokonaisuuteen ja muutoksen aikataulun konkreettiseen esittämiseen. Esimerkiksi voidaan viestiä myös hylättyjen vaihtoehtojen puolesta ja muutosta vastaan esitetyt argumentit.

Viestinnässä muutosprosessin aikana kannattaa keskittyä muutamaan selkeään ydinviestiin, jotka kerrotaan johdonmukaisesti ja jatkuvasti. Viestien on oltava todenmukaisia, vakuuttavia, yhtenäisen kokonaisuuden muodostavia ja innostettava henkilöstöä toimimaan haluttuun suuntaan.

Muutoksen laadulliseen toteutumiseen voidaan vaikuttaa aktiivisella viestinnällä, jonka ansiosta jokainen työntekijä tietää tulevaisuudennäkymän eli vision ja kaikille on myös selvää, miten muutosprosessi etenee ja millaisia ovat sen vaiheet.

Muutos on myös perusteltava hyvin ja sitä on johdettava johdonmukaisesti. Muutoksen toteuttajille viestitään, mitä heiltä odotetaan ja miten heidän viestintänsä tukee muutoksen toteutumista. Ongelmista on viestittävä nopeasti, jotta ne saadaan ratkottua. Sidosryhmät on saatava vakuutettua muutoksen tarpeellisuudesta ja eduista.

Muutoksen edetessä on kannattavaa raportoida välituloksia, sillä positiivisten muutoksen seurausten havaitseminen vahvistaa muutoksen toteutumista. Silloin muutoksen toteuttajat saavat tunnustusta työstään ja vastahakoisesti muutokseen suhtautuvat näkevät muutoksen merkityksen, jolloin vastarinta voi hiljalleen vähentyä. Nykyisten käytäntöjen haastaminen on helpompaa, kun on näyttöjä uusista saavutuksista. Välitulosten viestimisellä on siis iso merkitys muutosprojektin johtamisessa.

Muutosjohtaminen ja -viestintä ovat siis avainasemassa, kun tärkeitä muutoksia viedään käytäntöön. Muutostarpeen tiedostamisessa ja viestimisessä on huomioitava yrityksessä aikaisemmin tehdyt muutokset.

Muutoksen käynnistämisessä on olennaista selvittää organisaation ja sen tärkeimpien henkilöiden valmius muutokseen. Esimerkiksi taloushallinnon uusien järjestelmien kehittäminen ja käyttöönotto haastavat organisaation vakiintuneet ajattelutavat. Uusi toimintamalli tai innovaatio pitäisi silti liittää yrityksessä jo käytössä olevaan johtamisjärjestelmään.

Lähde: Partanen: Talousviestintä johtamisen tukena

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti